Kontrola z US lub UCS? Przejmiemy kontakt z urzędem

Tak. Możemy dołączyć do sprawy na każdym etapie postępowania administracyjnego lub sądowego: w toku kontroli, postępowania podatkowego, odwołania, a także przed wojewódzkim sądem administracyjnym (WSA) i Naczelnym Sądem Administracyjnym (NSA). Najpierw zapoznajemy się z aktami i ustalamy, jakie działania są jeszcze dostępne. Zakres naszego udziału uzgadniamy z klientem, z poszanowaniem roli ustanowionego pełnomocnika. Dołączenie kancelarii nie wstrzymuje biegu terminów, dlatego istotna jest data doręczenia ostatniego pisma.

Zaczynamy od analizy akt, dotychczasowych pism i bieżących terminów. Następnie uzgadniamy z klientem zakres pomocy oraz potrzebne umocowanie. Jeżeli w sprawie działa już pełnomocnik, nasz udział wymaga ustalenia zasad współpracy i podziału zadań. Pozwala to zachować spójność stanowiska oraz określić odpowiedzialność za poszczególne czynności i korespondencję.

• Art. 138a–138o Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)
• Art. 34–42 p.p.s.a. (źródło w nowej karcie)

Prześlij pełne pismo z załącznikami, dowód doręczenia i krótki opis sprawy. Wskaż podatek oraz okres, którego dotyczy spór, a także to, czy reprezentuje Cię pełnomocnik. Jeżeli postępowanie trwa dłużej, przydatne będą wcześniejsze odpowiedzi, protokół lub wynik kontroli i wydane decyzje. Możesz zgłosić się z dokumentami, które już masz. Zakres materiałów potrzebnych do dalszej analizy ustalimy po zapoznaniu się ze zgłoszeniem.

Tak. Na początku współpracy, po uzyskaniu odpowiedniego umocowania, możemy we własnym zakresie pozyskać kopie całości dostępnych akt sprawy i poddać je gruntownej analizie. Badamy zgromadzone dowody, dotychczasowe ustalenia organu oraz przebieg postępowania. Zachęcamy do takiego rozpoczęcia współpracy szczególnie w zaawansowanych sporach, w których zgromadzono obszerny materiał dowodowy. Analiza całych akt pozwala ocenić sprawę w pełnym kontekście, sprawdzić, czy nie pominięto istotnych okoliczności, i zaplanować dalsze działania. Nie musisz samodzielnie kompletować wszystkich dokumentów przed pierwszym kontaktem z kancelarią.

• Art. 138a oraz 178–179 Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)
• Art. 12a § 4 p.p.s.a. (źródło w nowej karcie)

Pełnomocnik może prowadzić bieżącą korespondencję i przygotowywać wyjaśnienia. Niektóre czynności wymagają jednak osobistego udziału osoby wezwanej. Zależy to między innymi od tego, czy występuje ona jako strona, świadek czy reprezentant firmy. Dlatego przed odpowiedzią sprawdzamy treść i podstawę prawną wezwania. Ustanowienie pełnomocnika pozwala przejąć znaczną część kontaktu z organem, lecz nie zwalnia automatycznie z obowiązków osobistych.

• Art. 138a, 155 i 159 Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)

Nie. UPL-1 upoważnia do podpisywania deklaracji elektronicznych. Do reprezentowania podatnika w kontroli lub postępowaniu potrzebne jest odpowiednie pełnomocnictwo ogólne albo szczególne. Księgowa może mieć także takie umocowanie, ale nie wynika ono z samego UPL-1. Pełnomocnictwo ogólne podlega zgłoszeniu do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych. Sprawdzenie zakresu uprawnień ma znaczenie dla skuteczności podejmowanych czynności i prawidłowego doręczania pism.

• Art. 80a, 138d i 138e Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)
• MF: informacje podstawowe o pełnomocnictwach (źródło w nowej karcie)

Kontrola podatkowa co do zasady wymaga wcześniejszego zawiadomienia. Urząd wszczyna ją po upływie siedmiu dni i przed upływem 30 dni od doręczenia zawiadomienia. Ustawa przewiduje wyjątki od tego obowiązku; dopuszcza też wcześniejsze rozpoczęcie za zgodą lub na wniosek kontrolowanego. Kontrola celno-skarbowa podlega innym zasadom: zasadniczo rozpoczyna się przez doręczenie upoważnienia, bez wcześniejszej zapowiedzi. Sam brak zawiadomienia nie przesądza więc o naruszeniu prawa.

• Art. 282b i 282c Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)
• Art. 62 ustawy o KAS (źródło w nowej karcie)

Tak. W kontroli celno-skarbowej dotyczącej rozliczeń podatkowych ustawa przewiduje 14 dni od doręczenia upoważnienia na deklarację albo korektę w zakresie objętym kontrolą. Drugie 14 dni biegnie od doręczenia wyniku kontroli. Na tym późniejszym etapie można uwzględnić ustalenia w całości lub w części. Częściowa korekta nie kończy jednak sprawy: także po jej uwzględnieniu przez organ następuje przekształcenie kontroli w postępowanie podatkowe.

• Art. 62 ust. 4 oraz art. 82–83 ustawy o KAS (źródło w nowej karcie)

Do protokołu kończącego kontrolę podatkową można wnieść zastrzeżenia na podstawie art. 291 Ordynacji podatkowej. Wynik kontroli celno-skarbowej dotyczącej rozliczeń podatkowych podlega ustawie o KAS: przewidziano odrębny termin na deklarację lub korektę, bez trybu takich zastrzeżeń. Wynik nie jest też decyzją, od której wnosi się odwołanie. Ponieważ inne zakresy kontroli UCS mogą kończyć się protokołem, o sposobie reakcji decyduje podstawa prawna doręczonego dokumentu.

• Art. 291 Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)
• Art. 82–84 ustawy o KAS (źródło w nowej karcie)

Termin wynosi 14 dni od doręczenia protokołu. Zastrzeżenia powinny wskazywać błędne ustalenia, uzasadniać własne stanowisko oraz zawierać odpowiednie wnioski dowodowe. Kontrolujący ma następnie 14 dni od otrzymania pisma na zawiadomienie o sposobie załatwienia zastrzeżeń. Powinien wyjaśnić, których z nich nie uwzględnił i dlaczego. Jest to odrębna czynność od odwołania, które przysługuje dopiero od decyzji podatkowej.

• Art. 291 Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)

Tak. Strona ma prawo wglądu w akta oraz sporządzania notatek, odpisów i kopii, także po zakończeniu postępowania. Ograniczenia dotyczą między innymi informacji niejawnych oraz dokumentów wyłączonych ze względu na interes publiczny. Odmowa udostępnienia wymaga postanowienia, na które przysługuje zażalenie. Dostęp do akt pozwala przeczytać pełną treść dowodów powoływanych przez urząd. Sam wniosek o ich udostępnienie nie przedłuża terminów na zastrzeżenia czy odwołanie.

• Art. 178–179 oraz art. 292 Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)

Od decyzji pierwszej instancji co do zasady przysługuje odwołanie w ciągu 14 dni od doręczenia. Wnosi się je za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. W typowych sprawach dotyczących decyzji naczelnika US lub UCS rozpatruje je dyrektor izby administracji skarbowej (DIAS). Pismo powinno określać zarzuty, żądanie oraz dowody na jego poparcie. Argumenty trzeba odnieść do uzasadnienia decyzji i wyjaśnić ich wpływ na rozstrzygnięcie.

• Art. 220, 222 i 223 Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)

W typowej sprawie podatkowej skarga do WSA jest kolejnym środkiem obrony po wyczerpaniu drogi odwoławczej w administracji. Termin na zaskarżenie decyzji organu odwoławczego wynosi co do zasady 30 dni od doręczenia. Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego decyzja jest kwestionowana. Sąd bada legalność rozstrzygnięcia i poprzedzającego je postępowania, dlatego zarzuty powinny wskazywać naruszenia prawa uzasadniające uchylenie decyzji.

• Art. 3, 52, 53 i 54 p.p.s.a. (źródło w nowej karcie)

Nieostateczna decyzja nakładająca obowiązek podlegający egzekucji administracyjnej co do zasady nie podlega wykonaniu, chyba że nadano jej rygor natychmiastowej wykonalności. Inaczej jest po wydaniu decyzji ostatecznej: samo wniesienie skargi do WSA nie wstrzymuje jej wykonania. Można wystąpić o ochronę tymczasową, wykazując właściwe przesłanki. Wniosek do sądu wymaga uzasadnienia niebezpieczeństwa znacznej szkody lub trudnych do odwrócenia skutków, najlepiej na podstawie aktualnych danych finansowych firmy.

• Art. 239a–239b Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)
• Art. 61 p.p.s.a. (źródło w nowej karcie)

Najpierw trzeba ustalić, czy decyzję skutecznie doręczono i od kiedy biegł termin. Jeżeli rzeczywiście upłynął, Ordynacja dopuszcza jego przywrócenie, gdy strona uprawdopodobni, że uchybienie nastąpiło bez jej winy. Wniosek składa się w ciągu siedmiu dni od ustania przyczyny uchybienia. Wraz z nim trzeba wnieść odwołanie. Sama trudność organizacyjna może nie wystarczyć. W przypadku terminów sądowych stosuje się odrębne przepisy.

• Art. 162 i 163 Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)

Odkładanie dowodów do etapu sądowego może istotnie utrudnić obronę. WSA orzeka zasadniczo na podstawie akt sprawy. Może przeprowadzić uzupełniające dowody z dokumentów, ale nie prowadzi od początku pełnego postępowania dowodowego. Dlatego materiały dotyczące istotnych faktów powinny trafić już do organu podatkowego. Jeżeli sprawa jest obecnie przed sądem, przeanalizujemy akta i ustalimy, jakie argumenty oraz czynności procesowe pozostają dostępne.

• Art. 106 § 3 i art. 133 p.p.s.a. (źródło w nowej karcie)

Nie zawsze. Zasadniczy termin wynosi pięć lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Trzeba następnie uwzględnić przepisy szczególne oraz zdarzenia zawieszające lub przerywające bieg przedawnienia. Znaczenie mogą mieć środki egzekucyjne, określone zabezpieczenia, postępowanie karne skarbowe i skarga do sądu. Dopiero sprawdzenie ich podstaw, dat i doręczeń pozwala ustalić, czy zobowiązanie rzeczywiście się przedawniło.

• Art. 70 Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)

Wszczęcie postępowania musi spełniać warunki ustawowe, między innymi pozostawać w związku z niewykonaniem danego zobowiązania. Konieczne jest też prawidłowe zawiadomienie podatnika. Uchwała NSA I FPS 1/21 potwierdza, że sąd może ocenić, czy procedury karnej skarbowej nie użyto instrumentalnie dla powstrzymania przedawnienia. Bliskość końca terminu sama nie przesądza jednak o nadużyciu. Znaczenie mają przyczyny wszczęcia oraz rzeczywiste działania organów.

• Art. 70 § 6 pkt 1 i art. 70c Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)
• NSA, I FPS 1/21 (źródło w nowej karcie)

Tak. W ustawowych warunkach zabezpieczenie może nastąpić jeszcze przed wydaniem decyzji określającej podatek. Organ musi wykazać uzasadnioną obawę niewykonania zobowiązania. Ocena obejmuje podstawy zabezpieczenia, jego zakres i uzasadnienie. Odrębną kwestią jest majątek członka zarządu: odpowiedzialność osoby trzeciej za zaległości spółki ma własne przesłanki. Po otrzymaniu dokumentów ustalamy, jaki środek zastosowano i w jakim trybie można go zakwestionować.

• Art. 33, 33b i 116 Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)

Nie automatycznie. W wyroku Mahagében i Dávid TSUE wskazał, że przy spełnieniu warunków odliczenia organ musi wykazać na podstawie obiektywnych okoliczności, iż nabywca wiedział lub powinien był wiedzieć o związku transakcji z oszustwem. Nieprawidłowości dostawcy same nie wystarczają. Zarazem podejrzane warunki współpracy mogą wymagać dodatkowej weryfikacji. Obrona powinna więc wyjaśniać przebieg transakcji oraz informacje, które były dostępne przedsiębiorcy w czasie jej zawierania.

• TSUE C-80/11 i C-142/11, pkt 49–50 i 59–65 (źródło w nowej karcie)

To zależy od przedmiotu sporu. Jeżeli urząd kwestionuje wykonanie dostawy lub usługi, istotne mogą być także umowy, zamówienia, korespondencja, transport, rezultaty prac i zeznania osób uczestniczących w transakcji. Dokumenty powinny odpowiadać na konkretny zarzut. Brak jednego rodzaju potwierdzenia, na przykład protokołu odbioru, nie przesądza o niewykonaniu usługi. Trzeba jednak wykazać jej rzeczywisty przebieg innymi dostępnymi dowodami.

• Art. 180, 187 i 191 Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)
• TSUE C-80/11 i C-142/11, pkt 43–50 (źródło w nowej karcie)